Definizione
Il Benchmarking è il continuo processo di misura di prodotti, servizi e processi che consiste nel confrontare i processi, le prassi e i metodi di prodotti e servizi della propria organizzazione con quelli di altre aziende che sono considerate le migliori o leader nel mercato.
Finalità
La finalità del Benchmarking è la ricerca continua delle best practices che garantiscono all’organizzazione prestazioni superiori e opportunità di miglioramento della qualità, identificando e colmando le differenze fra le proprie prestazioni e le prassi migliori.
Vantaggi
Il Benchmarking porta i seguenti vantaggi:
impone di fissare obiettivi validi e stimolanti;
consente/obbliga la definizione dei processi;
rende legittimi gli obiettivi in quanto confrontati con l’esterno;
identifica gli elementi che rappresentano un vantaggio competitivo per l’impresa stessa;
favorisce l’aumento della competitività dovuto a:
- crescita della capacità di soddisfare l’esigenze del cliente;
- incremento della conoscenza sulla produttività effettiva delle risorse;
- capacità di fissare obiettivi competitivi e validi;
- adozione delle migliori prassi per lo svolgimento dei propri processi.
Struttura
Non esiste una struttura definita essendo il Benchmarking una metodologia di misurazione che può essere svolta con gli strumenti che più si adattano all’organizzazione. E’ comunque necessario spiegare che esistono vari tipi di Benchmarking, la cui distinzione è dovuta dalla diversità dei soggetti che vengono presi come termini di confronto.
I tipi di Benchmarking sono i seguenti:
Benchmarking interno: consiste in un confronto fra parti appartenenti alla stessa organizzazione (ad esempio con filiali, distaccamenti, dipartimenti, divisioni o aziende dello stesso gruppo). Esso ha la caratteristica di godere di una facile reperibilità dei dati. Può essere la prima fase di un Benchmarking più esteso e consente di familiarizzare con il metodo.
Benchmarking competitivo: in questo caso il confronto viene realizzato con i concorrenti diretti di un prodotto. La reperibilità delle informazioni è difficile; molte grandi aziende però hanno istituzionalizzato lo scambio di certe informazioni per il semplice fatto che anche il best performer è interessato a sapere l’evoluzione delle prassi migliori per comprenderle a fondo ed eventualmente apportare modifiche o miglioramenti.
Benchmarking funzionale: con questo tipo di Benchmarking si vanno ad analizzare le funzioni aziendali di organizzazioni sia concorrenti che operanti in settori diversi. Esempi di funzioni aziendali che vengono confrontate sono le funzioni di evasione degli ordini, di magazzino oppure di sviluppo di nuovi prodotti, ecc.. Esso considera organizzazioni che hanno bisogni simili per processi simili, dove entrambe le parti hanno interesse a condividere informazioni e dati anche riservati.
Benchmarking generico: è la forma più pura di Benchmarking in quanto si basa sulla valutazione di un generico processo indipendentemente dal settore dell’organizzazione best performer. Esso richiede grande capacità di astrazione perché una volta individuata la prassi migliore essa deve essere trasferita ed adottata nella propria organizzazione che svolge funzioni sostanzialmente diverse da quelle originarie.
Modalità di implementazione
Secondo C. Ciappei e G. Giusti nel libro “Il governo strategico dei processi operativi” il processo di Benchmarking è articolato in quattro macro-fasi che sono:
1. Pianificazione del processo, cioè:
identificare l’oggetto del Benchmarking (che può essere un prodotto, un servizio, una funzione aziendale, un processo, ecc.);
identificare le imprese da confrontare ovvero con chi fare il confronto:
determinare il metodo di raccolta dati e procedere nella raccolta.
2. Analisi del divario delle prestazioni, cioè:
determinare l’attuale divario (gap) delle prestazioni;
prevedere i livelli futuri delle prestazioni ovvero la tendenza del divario.
3. Integrazione delle indicazioni derivanti dal Benchmarking, cioè:
comunicare all’organizzazione le informazioni ricavate per una loro accettazione;
stabilire gli obiettivi delle unità operative coinvolte.
4. Predisposizione e implementazione dei piani di azione, cioè:
elaborare i piani di azione;
realizzare azioni specifiche e monitorare l’avanzamento dei lavori;
ricalibrare gli obiettivi del Benchmarking rispetto alle mutevoli condizioni esterne per mantenerli sempre attuali .
